Praktijk Grijs is een ambulante praktijk voor rouw-, stervens- en creatieve verliesbegeleiding in Enschede en Twente. In deze verklaring gebruiken wij “Grijs” voor Praktijk Grijs en “u” voor cliënten, deelnemers, opdrachtgevers, websitebezoekers en andere personen van wie Grijs persoonsgegevens verwerkt.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Praktijk Grijs is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
| Gegeven | Inhoud |
|---|---|
| Handelsnaam | Praktijk Grijs |
| Ondernemer | Samantha Steenbergen |
| Rechtsvorm | Eenmanszaak |
| Werkgebied | Enschede en Twente |
| info@grijsstervenenrouwbegeleiding.nl | |
| Website | grijsstervenenrouwbegeleiding.nl |
2. Voor welke activiteiten geldt deze verklaring?
- contact via de website, e-mail, telefoon en zakelijke berichtenkanalen;
- kennismakingen, intake en individuele rouwbegeleiding;
- niet-medische stervens- en naastenbegeleiding en waakondersteuning;
- creatieve verlies- en stervensbegeleiding, waaronder schrijven, aquarel, collage, klei, herinneringsobjecten en ritueelontwerp;
- levensverhaal-, audio-, foto- en herinneringsprojecten;
- online gesprekken en wandelgesprekken;
- kleinschalige groepsprogramma’s zoals “Samen door de Rouw”;
- workshops, lezingen en dienstverlening voor organisaties;
- facturatie, klachten, kwaliteitsverbetering en wettelijke verplichtingen;
- bezoek aan de website en het gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.
3. Welke persoonsgegevens verwerkt Grijs?
3.1 Contact- en identificatiegegevens
- naam en, wanneer nodig, adres en woonplaats;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- geboortedatum of leeftijd wanneer dit nodig is voor passendheid, vertegenwoordiging of veiligheid;
- contactgegevens van een opdrachtgever, wettelijk vertegenwoordiger of noodcontact wanneer dat is afgesproken.
3.2 Gegevens over de hulpvraag en begeleiding
Bij rouw-, stervens- en psychosociale begeleiding kan informatie over uw gezondheid, psychisch welzijn, verlieservaring, familie- of leefsituatie aan bod komen. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming.
- uw hulpvraag en relevante context;
- belangrijke afspraken, doelen en evaluaties;
- feitelijke sessie- of contactnotities voor zover noodzakelijk;
- bij waakondersteuning: relevante contact- en overdrachtsinformatie, afgesproken escalatielijn en veiligheidsinformatie;
- bij een groep: deelname, aanwezigheid en alleen die bijzonderheden die noodzakelijk zijn voor veiligheid, incidentafhandeling of passende begeleiding.
Grijs legt geen onnodig uitgebreid medisch dossier aan en registreert geen verhalen van andere groepsdeelnemers in uw dossier, behalve wanneer een concreet incident of wettelijke verplichting dit noodzakelijk maakt.
3.3 Creatieve en persoonlijke bronmaterialen
- brieven, teksten, dagboekfragmenten en levensverhalen die u bewust aanlevert;
- foto’s, scans, audio-opnames of familie-interviews wanneer die onderdeel zijn van een afgesproken project;
- informatie over herinneringsobjecten of andere persoonlijke materialen;
- door u gemaakte creatieve werkstukken, uitsluitend wanneer tijdelijke bewaring nodig is.
Voor gevoelige foto-, audio- of familieprojecten maakt Grijs vooraf concrete afspraken over doel, toegang, opslag, overdracht en verwijdering. Marketinggebruik vereist altijd een afzonderlijke, vrijwillige toestemming.
3.4 Administratieve en financiële gegevens
- factuurgegevens en betaalstatus;
- IBAN of betaalinformatie wanneer dit nodig is voor betaling of terugbetaling;
- offertes, overeenkomsten en correspondentie over de opdracht;
- gegevens die nodig zijn voor de fiscale administratie en wettelijke bewaarplichten.
3.5 Website- en technische gegevens
- IP-adres en technische loggegevens voor beveiliging en foutopsporing;
- browser-, apparaat- en sessiegegevens voor de werking en beveiliging van de website;
- cookievoorkeuren;
- beperkte gebruiksstatistieken wanneer privacyvriendelijke analytics zijn ingericht.
4. Doelen en grondslagen
| Doel | Belangrijkste grondslag |
|---|---|
| Contact beantwoorden en een kennismaking plannen | Uitvoering van een overeenkomst of stappen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst; waar passend gerechtvaardigd belang. |
| Intake, begeleiding en uitvoering van een traject | Uitvoering van de overeenkomst. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt daarnaast een toepasselijke uitzondering op het AVG-verbod, zoals uitdrukkelijke toestemming. |
| Veilige uitvoering van waak- of stervensbegeleiding | Uitvoering van de overeenkomst, bescherming van vitale belangen in uitzonderlijke noodsituaties en, waar van toepassing, zorgrechtelijke verplichtingen. |
| Creatieve, foto-, audio- of levensverhaalprojecten | Uitvoering van de overeenkomst; voor extra gevoelige of niet-noodzakelijke verwerking kan afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming worden gevraagd. |
| Facturatie en administratie | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting. |
| Klachten, incidenten en kwaliteitsverbetering | Wettelijke verplichting en/of gerechtvaardigd belang bij zorgvuldige bedrijfsvoering en rechtsbescherming. |
| Beveiliging van systemen en website | Gerechtvaardigd belang bij informatiebeveiliging en misbruikpreventie. |
| Nieuws of marketing per e-mail | Toestemming, of de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten en soortgelijke diensten met een eenvoudige afmeldmogelijkheid. |
| Niet-noodzakelijke cookies en tracking | Toestemming. |
Wanneer Grijs uitdrukkelijke toestemming gebruikt als grondslag, kunt u die toestemming voor de toekomst intrekken. Intrekking maakt eerdere rechtmatige verwerking niet onrechtmatig.
5. Bijzondere persoonsgegevens en gezondheidsgegevens
Gegevens over lichamelijke of psychische gezondheid behoren onder de AVG tot de bijzondere categorieën persoonsgegevens. Grijs verwerkt gezondheidsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een duidelijk omschreven begeleidings-, veiligheids- of zorgdoel en een passende uitzondering op artikel 9 AVG van toepassing is. Voor gewone planning gebruikt Grijs bij voorkeur geen medische details in WhatsApp, sms of een standaard websiteformulier.
6. Waar komen de gegevens vandaan?
- rechtstreeks van u;
- een opdrachtgever die met uw medeweten begeleiding voor u organiseert;
- een wettelijk vertegenwoordiger of aangewezen contactpersoon;
- een huisarts, thuiszorgorganisatie, hospice, verwijzer of andere professional, wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat;
- technische systemen zoals websitehosting, beveiligingslogs of het cookie-instellingenpaneel.
7. Met wie deelt Grijs persoonsgegevens?
Grijs verkoopt persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, bedrijfsvoering, veiligheid of een wettelijke verplichting.
- ICT- en cloudleveranciers: beveiligde e-mail, opslag, boeking, videobellen of hosting, met verwerkersafspraken waar vereist.
- Boekhouder of administratieve dienstverlener: alleen financiële en administratieve gegevens die daarvoor nodig zijn.
- Klachtenfunctionaris of geschilleninstantie: wanneer u een klacht of geschil indient.
- Juridisch adviseur, verzekeraar of bevoegde instantie: voor rechtsbescherming, een claim of wettelijke plicht.
- Zorgprofessional, hulpdienst of aangewezen contactpersoon: alleen met toestemming, noodzaak of in een noodsituatie.
- Toezichthouder of overheidsinstantie: wanneer Grijs wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.
8. Geheimhouding en groepsprivacy
Grijs behandelt persoonlijke informatie vertrouwelijk. Bij “Samen door de Rouw” en andere groepen gelden aanvullende groepsafspraken: deelnemers houden herleidbare verhalen en gegevens van anderen binnen de groep. Grijs maakt geen groepsopnames en staat deelnemers niet toe beeld- of geluidsopnames te maken zonder uitdrukkelijke voorafgaande instemming van alle betrokkenen.
9. WhatsApp, e-mail en contactformulieren
Grijs gebruikt WhatsApp of een vergelijkbaar zakelijk berichtenkanaal alleen voor planning en korte praktische berichten. Stuur bij voorkeur geen uitgebreide medische dossiers, identiteitsdocumenten of zeer gevoelige familie-informatie via gewone WhatsApp, sms of een standaard contactformulier.
10. Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn / uitgangspunt |
|---|---|
| Losse contactvraag zonder traject | In beginsel maximaal 6 maanden na het laatste inhoudelijke contact. |
| Niet-doorgegane intake | In beginsel maximaal 12 maanden. |
| Cliëntdossier onder de WGBO | In beginsel minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. |
| Overige begeleidings-/coachingdossiers | In beginsel 5 jaar na einde van de dienstverlening. |
| Groepsadministratie | Aanmelding/betaling volgens administratieve termijn; inhoudelijke notities in beginsel 2 jaar. |
| Facturen en fiscale administratie | Volgens de fiscale wettelijke bewaarplicht (doorgaans 7 jaar). |
| Klachten en geschillen | Zolang nodig voor zorgvuldige afhandeling en rechtsbescherming. |
| Nieuwsbriefgegevens | Totdat u zich afmeldt of de lijst niet meer wordt gebruikt. |
| Cookievoorkeur | Volgens de duur in het cookie-instellingenpaneel. |
11. Beveiliging
- dataminimalisatie en beperkte dossierinhoud;
- sterke unieke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie;
- apparaatvergrendeling, versleuteling en actuele software;
- beperkte toegangsrechten;
- beveiligde back-up en zorgvuldig herstelbeheer;
- verwerkersovereenkomsten met leveranciers waar vereist;
- een intern datalekregister en meldprocedure;
- periodieke controle van leveranciers, accounts en toegangsrechten.
12. Verwerking buiten de EER
Grijs kiest bij voorkeur leveranciers die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Bij doorgifte buiten de EER controleert Grijs of een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen bestaan.
13. Uw privacyrechten
- Inzage, rectificatie, verwijdering, beperking.
- Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing.
- Dataportabiliteit bij toepasselijke geautomatiseerde verwerkingen.
- Toestemming intrekken voor de toekomst.
- Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Stuur een verzoek naar info@grijsstervenenrouwbegeleiding.nl. Grijs reageert in beginsel binnen één maand.
14. Minderjarigen
De huidige standaarddiensten zijn gericht op volwassenen. Een ouder of wettelijk vertegenwoordiger wordt gevraagd eerst rechtstreeks contact op te nemen.
15. Geautomatiseerde besluitvorming
Grijs neemt geen besluiten met rechtsgevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking en maakt geen commerciële profielen van rouw, gezondheid of kwetsbaarheid voor advertentiedoeleinden.
16. Cookies en vergelijkbare technieken
16.1 Uitgangspunt
Grijs kiest voor een privacyvriendelijke website. Functionele cookies mogen zonder voorafgaande toestemming worden gebruikt. Trackingcookies, marketingcookies en privacygevoelige analytische cookies worden pas geplaatst nadat u daar vrij en duidelijk toestemming voor heeft gegeven. Niet-noodzakelijke keuzes staan niet vooraf aangevinkt.
16.2 Cookiecategorieën
| Categorie | Doel | Toestemming |
|---|---|---|
| Noodzakelijk / functioneel | Werking, beveiliging, sessiebeheer en onthouden van uw cookiekeuze. | Niet vooraf vereist. |
| Privacyvriendelijke analytics | Beperkte statistiek om de website te verbeteren. | Niet altijd vereist; Grijs informeert u. |
| Analytics met hogere impact | Uitgebreidere meting of koppeling met andere gegevens. | Voorafgaande toestemming. |
| Marketing / tracking | Volgen over websites of gerichte reclame. | Voorafgaande toestemming. |
| Externe embeds | Externe video, kaart of socialmedia-inhoud die cookies kan plaatsen. | Geblokkeerd tot toestemming. |
16.3 Toestemming intrekken of wijzigen
U kunt uw niet-noodzakelijke cookiekeuze altijd wijzigen of intrekken. . Intrekken heeft geen terugwerkende kracht, maar voorkomt verdere niet-noodzakelijke verwerking.
17. E-mailnieuws, sociale media en marketing
Grijs gebruikt kwetsbare informatie over verlies, gezondheid of deelname aan begeleiding niet voor profilering of gerichte advertenties. Voor een nieuwsbrief of niet-noodzakelijke marketing per e-mail vraagt Grijs toestemming.
18. Klachten over privacy
Neem eerst contact op via info@grijsstervenenrouwbegeleiding.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
19. Wijzigingen in deze verklaring
Grijs kan deze privacy- en cookieverklaring wijzigen wanneer de dienstverlening, website, leveranciers of wetgeving veranderen. De actuele versie staat altijd op de website met een versiedatum.
Versie 1.0 — juli 2026.